Наш логотип

Міжрегіональне вище професійне училище
з поліграфії та інформаційних технологій

Список статей / До дня секретаря

Кардинальні зміни у державному управлінні та реформа державного апарату Російської імперії на початку XVIII ст., які були ініційовані Петром І, проводилися під впливом досвіду управління за кордоном. Але потрібно було не тільки створити установи нового зразка але й примусити державний апарат працювати по-новому, значно більш оперативно і з більш якісними результатами, що було основною метою реформ. Тому саме у період реформ з’являються перші організаційні документи, у яких прописувався порядок роботи державних установ. До таких документів належать укази Петра І про Сенат та створення колегій. Нова діяльність державних установ закріплювалася у документі: «Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют» від 28 лютого 1720 року. Він був створений з урахуванням майже десятилітнього досвіду роботи нових установ.

Генеральний регламент став узагальнюючим документом та першим законодавчим актом, у якому прописувався не тільки весь порядок роботи Колегій, ведення в них діловодства, але й обов’язки кожного працівника канцелярії.

У Генеральному регламентів перераховувалися створені колегії, визначено їх структуру, ретельно розписано весь порядок роботи, посадовий склад. Половина розділів присвячена порядку роботи Колегії — початок роботи Колегії, час відпусток, приймання відвідувачів, нагородження, покарання працівників і под. Інші глави стосуються безпосередньої роботи з документами та посадові обов’язки службовців канцелярій.

Очолював Канцелярію Президент, яким мав особистого секретаря. Враховуючи, що всі роботи колегій була пов’язана з документами, як фіксуючими її безпосередню діяльність, так і з вхідними, у колегії формувався спеціальний структурний підрозділ, що займався діловодством — канцелярія. У цьому документів визначений склад канцелярії: секретар, нотаріус, перекладач, актуаріус, регістратор, канцеляристи, копіїсти.

Важливим організаційним моментом є чітке розмежування обов’язків посадових осіб та опис функцій кожного з них. Так, у розділі ХХІХ про секретарське управління вказано, що «секретарь, который в коллегии докладывает сбирает все указы, грамоты, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее,… причем ему крепко того смотреть надлежит, чтобы все отправления или отпуски по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были…». Крім того робота секретаря описана і у главі V «О докладах в коллегии». У ній вказується, у якій послідовності секретар повинен доповідати справи на колегії.

Особливо цінним є те, що в Регламенті вперше розписано і як службовці повинні виконувати свою роботу, тобто є методика роботи. Описаний порядок ведення інших реєстраційних книг.

Враховуючи недосвідченість персоналу, можливу нерадивість працівників, Генеральний регламент передбачає всі, на перший погляд, навіть незначні деталі роботи з документами. Саме у неохайності, невиконанні операцій з документами, які є єдиним способом фіксації прохань та рішень, криється можливість зловживань: затримка або скорочення документа, неповна або неправдива доповідь про справу і т. ін. Розписуючи діловодні операції, Генеральний регламент, по суті, розписував технологію управління, механізм роботи установи, образно говорячи «кухню управління».

З Генерального регламенту фактично формується професія секретаря та майбутнього діловода. А дату видання цього документа — 28 лютого — вважають офіційно днем професії секретаря.

Михайлова Таісія — учениця 15 групи; Нудьга В.О. — майстер виробничого навчання

Список статей